Опис та оптимізація бізнес-процесів

Мабуть, Вам знайомі робочі ситуації, коли проект не виконаний своєчасно, тому що хтось не передав документи в підрозділ Х, а хтось не сповістив про щось підрозділ Y. Чи договір підписаний, але «не дійшов» до бухгалтерії. Або все для прес-конференції підготовлено, а журналістам запрошення не відправили. Може, співробітник новий вийшов на роботу, а робоче місце не підготовлене, і робочий час іде, а працювати немає можливості. Чи новий наклад буклетів прийшлося «на макулатуру» здати, бо ціни змінилися, а рекламний відділ не узгодив макет із підрозділом продажів. І прикладів таких багато.

Чи знають Ваші співробітники, які в них щоденні функціональні обов’язки, чи прописані та затверджені бізнес-процеси організації?

Діяльність будь-якої компанії складається із бізнес-процесів, де кожна процедура має початок і закінчення. Співробітники повинні чітко розуміли, що і в який момент їм робити, які продукти-документи з’являються в результаті їхньої роботи.

Бізнес-процеси існують на практиці, незалежно від того, описані вони на папері чи в програмному забезпеченні, чи ні. Але для компанії дуже важливо візуалізувати інформацію про всі бізнес-процеси, щоб уникнути ситуації, коли через відсутність призначеного виконавця робота не буде виконана або буде виконана несвоєчасно.  У бізнес-процесі на папері або в програмному забезпеченні фіксується дія та посада співробітника, відповідального за її виконання.

Важливість опису бізнес-процесів становиться очевидною при зростанні організації, особливо, коли починається автоматизація її діяльності. Постає й питання оптимізації бізнес-процесів, що скорочує час на їх виконання, знижує кількість ресурсів, які витрачаються на реалізацію даного процесу, в тому числі людських.

Описи бізнес-процесів можуть бути:

  • Текстовими.
  • Табличними.
  • Графічними.

Схеми, таблиці і тексти можуть доповнювати один одного, детально описуючи операції кожного процесу. При описанні бізнес-процесів, постійно задаються питання:

Що робиться? Коли робиться? Хто робить? Як робить? Де робить? Яка мета дії?

Щоб описати процес та оптимізувати його, використовують наступні методи:

  • Індивідуальні інтерв’ю зі співробітниками.
  • Аналіз чинних документів, що регламентують діяльність компанії (накази, інструкції, положення, протоколи тощо).
  • Спостереження за діями співробітників при виконанні бізнес-процесу.
  • Створення та засідання робочих груп.
  • Тестування оптимізованого процесу на практиці, внесення змін, затвердження.

І, звісно, необхідно розуміти, що життя змінюється, і описи бізнес-процесів потребують актуалізації, тож дуже важливим моментом є затвердження механізму внесення цих змін та контроль над його реалізацією.

Бажаєте описати та оптимізувати бізнес-процеси Вашої компанії?

Звертайтесь до «НОРТ КОНСАЛТИНГ»!